Proyecto de escritura

7 febrero 2009

Errores habituales en las reuniones

Filed under: Textos expositivos: análisis de causas — meryhereu @ 19:45

 

Muchos de nosotros hemos tenido que asistir a alguna reunión, en un momento dado. Algunas veces salimos contentos, pero en ocasiones tenemos la sensación de haber perdido el tiempo o de haber dejado algún tema sin resolver. No es tan fácil preparar una reunión y seguir bien el hilo conductor ya que puede perder interés.

Hay varios errores que suelen encontrarse habitualmente en una reunión. Alguno de ellos es poco significativo y no llega a ningún malentendido, pero otros pueden ser trascendentales. Varios ejemplos lo demuestran:

Un error grave es convocar una reunión sin poner el día, lo cual representa una pérdida de tiempo para ponerse en contacto con la persona que convoca la reunión y decidirlo. Es necesario e importante poner el día de la próxima convocatoria.

También se pueden encontrar convocatorias sin orden del día o sin haber informado del contenido con suficiente tiempo para que los asistentes puedan prepararse el tema. El orden del día es fundamental ya que los convocados pueden prepararse para la discusión y no hablar de un tema que no haya sido citado.

Es imprescindible cerrar un tema antes de abrir uno nuevo, como en muchas ocasiones sucede. El hecho de no hacerlo hace que éste se vaya arrastrando en reuniones posteriores.

Hacer reuniones demasiado largas lleva al aburrimiento, al cansancio y no poder pensar con lucidez. Está claro que se tiene que sintetizar, ajustarse a la duración orientativa de cada punto, no repetir argumentos y de esta manera la reunión será más efectiva.

Podemos encontrar reuniones donde se habla de todo menos de los puntos a tratar, por ejemplo, el pelo de aquél o el vestido de la otra, es decir los típicos “cotilleos”. Está bien introducir un poco de “vidilla” para amenizar la reunión, pero siempre, sin perder de vista los puntos a tratar.  

Por otra parte, se cometen errores menos significativos pero que también es importante corregir, para el buen funcionamiento de la reunión: la impuntualidad, comer en medio de una reunión, estar reunidos en un sitio inapropiado (en sillas incómodas o sofás demasiado cómodos); el comportamiento es un punto a favor ya que es símbolo de educación. Es importante hacer la reunión en un lugar cómodo pero al mismo tiempo sin distracciones, así como tener respeto hacia los demás asistentes.

Así pues, para no perder el tiempo en una reunión y sacar todo el provecho posible, es necesario poner solución a estos errores, que tantas veces se cometen en las reuniones. Tiene que haber una persona que lleve el hilo conductor de la reunión con toda la seriedad posible y con un poco de sentido del humor.

Maria Hereu

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